i-spirit, έκδoση ηλεκτρονικού τιμολογίου και αποστολή του χωρίς την χρήση outlook

Η εμπορική διαχείριση και ηλεκτρονική τιμολόγηση i-spirit, εκδίδει ηλεκτρονικά τα τιμολόγια σας και τα αποστέλλει στο συναλλασσόμενο σας και το λογιστή σας με email.  Μπορεί να αποσταλεί το τιμολόγιο σε μοναδικό σύνδεσμο που το αποθηκεύει για  για 20+ χρόνια ή ως συνημμένο pdf. Από εκεί ο πελάτης σας μπορεί να τα ανακαλέσει, επανεκτυπωσει και αποστείλει στο λογιστή του ανά πάσα στιγμή κερδίζοντας χρόνο και εξοικονομώντας χρήματα από εκτυπώσεις, μελάνια και φακέλους αρχειοθέτησης.

Για την αποστολή του ηλεκτρονικού τιμολογίου από το πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης i-spirit δεν απαιτείται η χρήση του outlook.

Κατά την αποστολή του τιμολογίου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο «προσωπικό μήνυμα» ώστε να προσθέσετε σχόλια και οδηγίες.

Εφ όσον έχετε καταχωρήσει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον πελάτη σας, την συμπληρώνει αυτόματα κατά την αποστολή. Αν δεν είναι αποθηκευμένη και την πληκτρολογήσετε την επόμενη φορά θα την έχει αποθηκεύσει στον συναλλασσόμενο  σας αν το επιθυμείτε.

Στην εκτύπωση του ηλεκτρονικού τιμολογίου αναφέρετε ξεκάθαρα ο χρόνος πληρωμής (Πιστωτική κάρτα- έμβασμα- επιταγή κοκ).

Οδηγίες :​

1. Επιλέγουμε το παραστατικό που θα εκδώσουμε ηλεκτρονικά Επιλέγουμε τον συναλλασσόμενο αν υπάρχει στο αρχείο μας ή τον δημιουργούμε. Το  πρόγραμμα i-spirit σας προσφέρει την δυνατότητα να εισαχθούν αυτόματα τα στοιχεία του πελάτη από την ΓΓΠΣ πληκτρολογώντας μόνο τον Α.Φ.Μ Επιλέγουμε από το αρχείο ειδών, την υπηρεσία ή το προϊόν που θα τιμολογήσουμε Υπάρχει δυνατότητα από την εφαρμογή να επιλέξουμε τα  προκαθορισμένα είδη και να αλλάξουμε περιγραφή και τιμή ή να δημιουργήσουμε είδη σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης μας
2. Επιλέγουμε τον τρόπο είσπραξης αν υπάρχει την ώρα που εκδίδουμε το παραστατικό. Η μέθοδος που θα εισπράξουμε το τιμολόγιο θα αναφερθεί στην εκτύπωση και θα καταχωρηθεί στη καρτέλα του πελάτη. Η πιστωτική κάρτα είναι επίκαιρη μέθοδος. Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι έτοιμο.
3. Επιλέγουμε οριστικοποίηση και ηλεκτρονική αποστολή.
4. Αν υπάρχει το email του παραλήπτη στην καρτέλα του πελάτη συμπληρώνετε αυτόματα. Αν όχι το πληκτρολογούμε και αποθηκεύεται πλέον στα στοιχεία πελάτη εφ όσον το επιθυμούμε.
5. Το λεκτικό στο «σώμα» του email είναι προ συμπληρωμένο και ξεκάθαρο πως αφορά Τιμολόγιο. Αναφέρει τον ΑΦΜ του εκδότη και του λήπτη. Αυτό βοηθάει σε μελλοντικές αναζητήσεις.
6. Προσθέτουμε αν επιθυμούμε ένα προσωπικό και ξεχωριστό μήνυμα το οποίο θα εισαχθεί στο «σώμα» του email. Υπάρχει δυνατότητα το παραστατικό να σταλεί επισυναπτόμενο ή ως σύνδεσμος που το αποθηκεύει για 20 + χρόνια. Από τον σύνδεσμο αυτόν ο πελάτης σας μπορεί να το αναπαράγει όποτε αυτός επιθυμεί ή να το προωθήσει στο λογιστή του.
7. Επιλέγουμε ηλεκτρονική αποστολή με ή χωρίς την χρήση του outlook. Το Τιμολόγιο σας έχει σταλεί ηλεκτρονικά στον πελάτη και έχει καταχωρηθεί στο ιστορικό της καρτέλας του. Μέσα σε 2 λεπτά οικολογικά και υπεύθυνα. Για επόμενο παραστατικό που θα εκδώσετε στον ίδιο πελάτη που ήδη υπάρχει στο αρχείο σας, θα χρειαστείτε 30''

Δείτε στο σχετικό video εκπαίδευσης εδώ.