Ηλεκτρονική τιμολόγηση

Ηλεκτρονική τιμολόγηση

Ηλεκτρονική τιμολόγηση σημαίνει η κατάργηση της εκτύπωσης των παραστατικών πώλησης σε χαρτί και η ηλεκτρονική αποστολή αυτών (με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) στον αντισυμβαλλόμενο που είναι ο λήπτης της παροχής υπηρεσίας ή του εμπορεύματος. Ο λήπτης μπορεί να είναι επιχείρηση ή ιδιώτης.

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση (αγγλ. Electronic invoicing) εμφανίστηκε ως όρος στην Ελλάδα Mε το άρθρο 1 του Ν.3193/2003 (Φ.Ε.Κ 266/Α’/20.11.2003), στο άρθρο 18/α παρ. 5 έως 9 και 10 έως 15).

Στα ανωτέρω, ενσωματώθηκαν οι διατάξεις της 6ης κοινοτικής οδηγίας για την ηλεκτρονική τιμολόγηση που περιλάμβανε αρχικά την:

• Διαβίβαση παραστατικών πώλησης
• Αποθήκευση παραστατικών πώλησης και αποθήκευση τιμολογίων .

Στο νομοσχέδιο υπήρχαν αρκετοί περιορισμοί για το πώς θα αποθηκεύονταν και θα αποστέλλονταν τα παραστατικά.

Στόχοι της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι:

Η ανταλλαγή ηλεκτρονικών δεδομένων μεταξύ των επιχειρήσεων για ποσότητες, αξίες και ποσά των τιμολογίων και η εξάλειψη του κόστους εκτύπωσης σε χρήμα και σε πόρους.

Το επίτευγμα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι :

• Η εξάλειψη της διαφθοράς στις οικονομικές υπηρεσίες που υπήρχε με την θεώρηση των βιβλίων στην Ελλάδα
• Η εξοικονόμηση χρόνου στις επιχείρησες
• Η αμεσότητα πληροφόρησης στις επιχειρήσεις
• Η αποφυγή λαθών από την καταχώρησης (data entry) παραστατικών
• Η εξοικονόμηση των φυσικών πόρων από την καταστροφή δέντρων για χαρτοπολτό
• Η μείωση της μόλυνσης του περιβάλλοντος
• Η αμεσότητα στην πληροφόρηση του κράτους για φόρους
• Η αποφυγή της σπατάλης για χώρους που διατηρούσαν φυσικό αρχείο με χαρτιά και φακέλους (έντυπα, τιμολόγια)
• Η διευκόλυνση στον κρατικό έλεγχο στα παραστατικά

Παράδειγμα εξοικονόμησης για εκτύπωση ενός παραστατικού την ημέρα σε κόστος/ανά έτος= 1488 € 0.15 Δέντρα 0.04 Τόνοι CO2 0.47 Τόνοι Νερό^[1]

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση και η συμβολή της στην φοροδιαφυγή με την διασταύρωση στοιχείων τριών σημείων

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση στην Ελλάδα πήρε νομική και ουσιαστική υπόσταση το 2014 με το Φ.Ε.Κ Α/251 και συγκεκριμένα με το άρθρο 14 των Ελληνικών λογιστικών προτύπων.

Έως όμως το 2016 δεν το έχουν επικοινωνήσει οι φορείς του κράτους, (σύνδεσμοι λογιστών και επιμελητήρια) με αποτέλεσμα να μην χρησιμοποιούν σε μεγάλο ποσοστό οι Ελληνικές επιχειρήσεις την ηλεκτρονική τιμολόγηση για εργαλείο μείωσης κόστους και αυτοματισμού .

Το άρθρο 14 αναφέρει:

Ηλεκτρονικό τιμολόγιο

1. Το τιμολόγιο μπορεί να εκδίδεται σε ηλεκτρονική ή σε έντυπη μορφή.

2. Ηλεκτρονικό τιμολόγιο, συμπεριλαμβανομένου του στοιχείου λιανικής πώλησης, είναι οποιοδήποτε τιμολόγιο περιέχει τις πληροφορίες που απαιτούνται από τον παρόντα νόμο και το οποίο έχει εκδοθεί και ληφθεί σε ηλεκτρονική μορφή.

3. Η χρήση ηλεκτρονικού τιμολογίου υπόκειται στην αποδοχή του, με έντυπο ή ηλεκτρονικό τρόπο, εκ μέρους του λήπτη των αγαθών ή υπηρεσιών που υπόκεινται σε τιμολόγηση.

4. Στην περίπτωση που πλήθος ηλεκτρονικών τιμολογίων αποστέλλονται ή τίθενται συγκεντρωτικά στη διάθεση του ίδιου προσώπου που αποκτά αγαθά ή λαμβάνει υπηρεσίες, οι επαναλαμβανόμενες ενδείξεις στα διάφορα τιμολόγια είναι δυνατόν να παρατίθενται μία μόνο φορά, όταν είναι δυνατή η πρόσβαση στο σύνολο των πληροφοριών κάθε τιμολογίου.

Με το Φ.Ε.Κ Α251/2014 «ανοίγει ο δρόμος» στην Ελλάδα για τον εκσυγχρονισμό των επιχειρήσεων, την πάταξη της διαφοράς, τον έλεγχο τριών σημείων που αφορά στην διασταύρωση των οικονομικών συναλλαγών μεταξύ των επιχειρήσεων.

Ο έλεγχος των τριών σημείων «Διασταύρωση φορολογικών πληροφοριών» γίνεται μεταξύ :

• Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων
  
  • με την άμεση και ηλεκτρονική παραλαβή των στοιχείων πωλήσεων των επιχειρήσεων καθημερινά
• Τραπεζών
  
  • με τις ηλεκτρονικές πληρωμές
• Των δύο συναλλασσόμενων
  
  • Διασταύρωση με την Μ.Υ.Φ. από 0,01€ στις χονδρικές πωλήσεις και την άμεση δήλωση των λιανικών πωλήσεων

Με αυτόν τον τρόπο οι επιχειρήσεις δεν θα αναλώνονται να αποδείξουν με έντυπο τις τιμολογήσεις τους.

Μπορούν να συναλλάσσονται ηλεκτρονικά και η διασταύρωση θα γίνεται αυτόματα με τους παραπάνω τρόπους.

Τα νέα παραστατικά του Πίνακα Δ.1 σε αντικατάσταση του πίνακα Δ απλοποιημένα με την δυνατότητα να αποσταλούν ηλεκτρονικά

Με τον Κ.Β.Σ (κώδικας βιβλίων και στοιχείων) δεν ήταν προβλεπόμενη η ηλεκτρονική τιμολόγηση με την σημερινή της έννοια. Ο κώδικας προέβλεπε μια πλατφόρμα που θα μπορούσε να ανταλλάσσει πληροφορίες μεταξύ των συναλλασσόμενων με την μέθοδο E.D.I Τα Ελληνικά λογιστικά πρότυπα (Ε.Λ.Π) έδωσαν την δυνατότητα ηλεκτρονικής διαβίβασης παραστατικών με το άρθρο 14 σε όλα τα νέα παραστατικά. Τα νέα παραστατικά απλοποιήθηκαν και έχουν πλέον εναρμονιστεί με αυτά που χρησιμοποιούν οι χώρες της Ευρωπαϊκής ένωσης.

Τα βασικά παραστατικά από 502 περίπου στον αριθμό έμειναν σε 4 βασικά. Αυτά χρησιμοποιούν οι περισσότερες από το σύνολο των Ελληνικών επιχειρήσεων και είναι:

1. Τιμολόγιο
2. Απόδειξη λιανικών συναλλαγών
3. Πιστωτικό παραστατικό
4. Ειδικό ακυρωτικό σημείωμα

Η Γενική γραμματεία πληροφοριακών συστημάτων (Γ.Γ.Π.Σ) αντικατάστησε τον πίνακα Δ με τον πίνακα Δ.1 που αναφέρει τα νέα παραστατικά. Στο σύνολο τους είναι έως σήμερα(11/08/2016) 27. Οι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν κατά κόρον τα άνω 4. Αυτά τα 4 παραστατικά πλέον μπορούν να διαβιβαστούν ηλεκτρονικά (Ηλεκτρονικό τιμολόγιο). Σε περίπτωση που αναζητήσει κάποιος τον πίνακα Δ.1 καλό είναι να τον ζητήσει από τον Σύνδεσμο Εισαγωγέων και Κατασκευαστών Ταμειακών Μηχανών ^[4]

Ιστορική αναδρομή

Πριν από τις διατάξεις αυτές οι Ελληνικές επιχειρήσεις είχαν την διαδικασία της «Θεώρησης βιβλίων και στοιχείων» ως διαδικασία ελέγχου από το κράτος.

• Βιβλία ονόμαζαν τα Ισοζύγια και Γενικά καθολικά λογαριασμών
• Στοιχεία ονομάζονταν τα παραστατικά (Τιμολόγια - δελτία αποστολής - αποδείξεις λιανικών συναλλαγών καθώς και τα υπόλοιπα 500 σε αριθμό που υπήρχαν με τον Κ.Β.Σ)

Για να μπορέσει μια επιχείρηση να «Θεωρήσει» βιβλία και στοιχεία έπρεπε να προσκομίσει στην αρμόδια οικονομική υπηρεσία έντυπα μη οφειλής φόρων, μη οφειλής ασφαλιστικών εισφορών και μη οφειλής στο αρμόδιο επιμελητήριο και για την επιχείρηση και για τους διαχειριστές.

Τα βιβλία και τα στοιχεία είχαν έναν α.α (αύξων αριθμό) προ εκτυπωμένο και ονομάζονταν αριθμός θεώρησης που ήταν ενιαίος. Ο επιχειρηματίας έκλεινε ραντεβού στην αρμόδια δημόσια οικονομική υπηρεσία (Δ.Ο.Υ) και δήλωνε πριν προβεί στην θεώρηση όλο το πλήθος της πληροφορίας που του ζητούνταν. Εφόσον πληρούσε τις προϋποθέσεις μπορούσε να προβεί σε θεώρηση (τρύπημα) των έγκυρων χαρτιών στα οποία στην συνέχεια θα εκτύπωνε μέσω λογισμικού ή θα έγραφε με το χέρι τις αξίες και τις ποσότητες των πωλήσεων του. Ο Κ.Β.Σ όχι μόνο δεν επέτρεπε την ηλεκτρονική αποστολή των τιμολογίων, αλλά σε περίπτωση που σε σταματούσε έλεγχος και τα εμπορεύματα δεν συνοδεύονταν από το «θεωρημένο» τιμολόγιο ή αυτό δεν ήταν καθαρό, υπήρχε κίνδυνος σοβαρού προστίμου και υπό κάποιες συνθήκες κλείσιμο της επιχείρησης.

Παρατυπίες υπήρχαν καθημερινά από δόλο τόσο από τους επιχειρηματίες που «τρυπούσαν» μόνοι τους πλαστά παραστατικά , όσο και από τους κρατικούς ελεγκτές. Το κύκλωμα αυτό συμπεριλάμβανε και ένα μεγάλο μέρος γραφειοκρατίας και διαφθοράς το οποίο το συντηρούσε.

Η γραφειοκρατία και η διαφθορά στις οικονομικές υπηρεσίες, καθυστερούσε την επιχείρηση και είχε ως αποτέλεσμα:

1. Χάσιμο χρόνου
2. Δαπάνη σε αδικαιολόγητο χρήμα
3. Αδυναμία πώλησης και είσπραξης

Στα πλαίσια της διοικητικής μεταρρύθμισης και της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στην Ελλάδα το 2012 ο Κ.Β.Σ καταργήθηκε και αντικαταστάθηκε με τον Κ.Φ.Α.Σ^[5]

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση, μέσα από το πλαίσιο της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και της διοικητικής μεταρρύθμισης, έχει επιπλέον στόχο να εξαλείψει την διαφθορά και την απάτη.

Η διασφάλιση των ηλεκτρονικών τιμολογίων με τον Φορολογικός μηχανισμό (Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ)

Στον ενδιάμεσο χρόνο με αρχή το 2002, ενεργοποιήθηκε στην Ελλάδα ως προς μέσο θεώρησης των στοιχείων ο φορολογικός μηχανισμός. Η κατάργηση της θεώρησης των βιβλίων ήρθε τμηματικά και η πλήρη κατάργηση τους έγινε περίπου το 2008. Ο Φορολογικός μηχανισμός δεν έχει καταργηθεί ακόμα στην Ελλάδα έως σήμερα και είναι τροχοπέδη για την εξέλιξη των λογισμικών στην ηλεκτρονική αποστολή των τιμολογίων. Ο φορολογικός μηχανισμός είναι μια υπολογιστική μηχανή, διπλού σημείου ελέγχου. Δημιουργεί ειδικό αλγόριθμο, βάση οδηγίας της Ελληνικής κυβέρνησης, που αποθηκεύεται στην εσωτερική του μνήμη. Κατ επέκταση τα αρχεία αυτά αποθηκεύονται και στον ηλεκτρονικό υπολογιστή.

Συνοδεύεται από Λογισμικό Υποστήριξης Σήμανσης Φορολογικών Στοιχείων Υπόχρεου σε Φορολογική Σήμανση (Λ.Υ.Σ.Φ.Σ.Υ.Φ.Σ) και αποθηκεύει στον ηλεκτρονικό υπολογιστή τα παραστατικά που έχουν σημανθεί με τον ειδικό αλγόριθμο.

Κάποιοι τύποι φορολογικών μηχανισμών αναλαμβάνουν και την ηλεκτρονική τιμολόγηση (ηλεκτρονική διαβίβαση παραστατικών).

Την 31/12/2012 με το Φ.Ε.Κ 3513/2012, ο φορολογικός μηχανισμός ήρθε να παίξει τον ρόλο της άμεσης δήλωσης των πωλήσεων.

Η γραφειοκρατία μειώθηκε για την δήλωση του στην αρμόδια οικονομική υπηρεσία, και γινόταν από το taxis αντί της παρουσίας του επιχειρηματία ηλεκτρονικά.

Την ηλεκτρονική δήλωση αναλαμβάνει ο χρήστης (επιχείρηση) και ο πωλητής του Φορολογικού μηχανισμού προς την Γ.Γ.Π.Σ

Δεν απαιτούνται πλέον τα δικαιολογητικά ενημερότητας. Το 2014 όμως αντί να ενισχυθεί το μέτρο, ατόνησε. Καταργήθηκε η σήμανση από τα στοιχεία τιμολογίων χονδρικής, ανοίγοντας τον δρόμο του εκσυγχρονισμού στις επιχειρήσεις για την ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Επίσης καταργήθηκε ο φορολογικός μηχανισμός σε πολλούς κλάδους επαγγελμάτων και μάλιστα σε κλάδους που έχουν υψηλά και μη ελέγξιμα ποσοστά φοροδιαφυγής.

Στόχοι του φορολογικού μηχανισμού πριν από το Φ.Ε.Κ 3513/2012 ήταν να δημιουργήσει μια ψηφιακή υπογραφή και κρατούσε έναν α.α των στοιχείων που είχαν εκδοθεί.

Με το Φ.Ε.Κ 3513/2012 ο Φορολογικός μηχανισμός θα αποθηκεύει υποχρεωτικά για τις λιανικές πωλήσεις τα στοιχεία φορολογικού ενδιαφέροντος που θα τα αποστέλλει με το Ζ(κλείσιμο ημέρας) στην Γ.Γ.Π.Σ

Τα σημαντικά από τα στοιχεία που έχουν οριστεί για αποστολή στην Γ.Γ.Π.Σ είναι:

1. Α.φ.μ εκδότη
2. Α.φ.μ λήπτη
3. Καθαρή αξία παραστατικού με ανάλυση των συντελεστών ΦΠΑ
4. Η ημερομηνία και ώρα έκδοσης του παραστατικού
5. Ο αριθμός μητρώου του φορολογικού μηχανισμού

Υπάρχουν και άλλα στοιχεία που αποστέλλονται ηλεκτρονικά, εκ των οποίων αρκετά έχουν καταργηθεί ή ατονήσει όπως ο αριθμός θεώρησης και η κάρτα του πολίτη.

Παράλληλα διευκρινίστηκε με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα τι είναι το ηλεκτρονικό τιμολόγιο στο ΦΕΚ A 251/2014

Τρόπος σύνδεσης φορολογικού μηχανισμού με λογισμικό και την ηλεκτρονική τιμολόγηση

Ο φορολογικός μηχανισμός έχει δύο τρόπου σύνδεσης με το λογισμικό

1. driver τύπου Α
2. driver τύπου β

Τι συνοδεύει τον φορολογικό μηχανισμό

Ο φορολογικός μηχανισμός συνοδεύεται από :

• driver φορολογικού μηχανισμού
• Βιβλίο επισκευών και βλαβών
• Καλώδια σύνδεσης με τον Ηλεκτρονικό υπολογιστή

Στόχοι του φορολογικού μηχανισμού με τις νέες διατάξεις και η συμβολή του στην ηλεκτρονική τιμολόγηση

Πριν από το Φ.Ε.Κ 3513/2012 ο φορολογικός μηχανισμός δημιουργούσε τα αρχεία :

• a.txt
  
  • Είναι το αρχείο με τα στοιχεία παραστατικών που εκδίδονται από το λογισμικό που συνδέεται με τον φορολογικό μηχανισμό
• b.txt
  
  • Είναι ο αλγόριθμος SHA-1 (Secure Hash Algorithm - 1) που αναφέρεται στο παραστατικό πώλησης, στο αρχείο a.txt, και είναι μοναδικό.
    
    • Ονομάζεται σήμανση του παραστατικού ή Προηγμένη Ασφαλής Ηλεκτρονική Ψηφιακή Σύνοψη (Π.Α.Η.Ψ.Σ)
      
      • Ο τρόπος που δημιουργείτε ο αλγόριθμος έχει να κάνει με συνδυασμό από τον αριθμό των χαρακτήρων (των bytes), την ημερομηνία, ώρα και τον α.φ.μ του εκδότη του παρατατικού που ενεργοποιεί τον αλγόριθμο SHA-1
• c.txt
  
  • Είναι το σύνολο των παραστατικών που έχουν εκδοθεί και σημανθεί και δημιουργείτε μια νέα Προηγμένη Ασφαλής Ηλεκτρονική Ψηφιακή Σύνοψη

Έπειτα από την 31/12/2014 και ο φορολογικός μηχανισμός δημιουργεί επιπλέον 3 αρχεία:

• e.txt
  
  • Περιέχει το σύνολο των απαιτούμενων δεδομένων του υπό έκδοση στοιχείου (a.txt).
    
    • Tο δεύτερο αρχείο (e.txt) που περιέχει το σύνολο των απαιτουμένων δεδομένων του υπό έκδοση στοιχείου (Πίνακας Β) που προβλέπονται για ηλεκτρονική αποστολή / διαβίβαση, σε βάση δεδομένων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων (Γ.Γ.Π.Σ.) του Υπουργείου Οικονομικών. Το λογισμικό υποστήριξης Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ επιτρέπεται να διαθέτει παραμετροποίηση, ώστε να ανακτά πάντα τα απαιτούμενα δεδομένα του πίνακα Β ορθά. Προκειμένου να είναι πάντα εφικτή η ανίχνευση των δεδομένων ενδιαφέροντος μέσα από την φόρμα του παραστατικού, επιτρέπεται η εκτύπωση σε πρόσφορο σημείο του παραστατικού, μιας γραμμής που περιέχει όλα ή μέρος αυτών των δεδομένων, καθώς και προαιρετικά χαρακτήρων έναρξης- τέλους. Σε περίπτωση εκτύπωσης αντιτύπου, τα ποσά ενδιαφέροντος του αρχείου e.txt είναι μηδέν και ο κωδικός είδους παραστατικού υποδηλώνει αντίτυπο. Σε περίπτωση έκδοσης παραστατικού επιστροφής χρημάτων (όπως πιστωτικό τιμολόγιο, δελτίο επιστροφής), τα ποσά ΦΠΑ και καθαρής αξίας στο αρχείο e.txt είναι αρνητικά, όπως ορίζονται αναλυτικά στον πίνακα Δ.1 (πρώην πίνακας Δ). Το λογισμικό υποστήριξης της Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ (driver) επικοινωνεί και αποστέλλει το πρώτο εξ αυτών (a.txt) στην Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ, για επεξεργασία. Το λογισμικό υποστήριξης της Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ αμέσως μετά, επεξεργάζεται το δεύτερο εξ αυτών (e.txt) προκειμένου να διασφαλίσει το απαραβίαστο των δεδομένων υπολογίζοντας μια Π.Α.Η.Ψ.Σ για τα δεδομένα του e.txt.
    • Τα αρχεία αυτά δημιουργούνται:
      
      • Με τα λογισμικά προγράμματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης που τα αποστέλλουν για σήμανση και χρησιμοποιούν τον driver τύπου Β
      • Τα συλλέγουν από την φόρμα εκτύπωσης του παραστατικού κατά την ώρα εκτύπωσης με τον driver τύπου Α
• d.txt
  
  • Στο τέλος της ημέρας, η Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ, επεξεργάζεται το σύνολο των Π.Α.Η.Ψ.Σ (αρχεία b.txt) των εκδοθέντων στοιχείων της ημέρας και την Π.Α.Η.Ψ.Σ του προηγούμενου Ζ και παράγει μια νέα γενική ημερήσια Π.Α.Η.Ψ.Σ όλων αυτών, εκδίδει δελτίο ημερήσιας αναφοράς «Ζ», στο οποίο αναγράφεται η γενική ημερήσια Π.Α.Η.Ψ.Σ, αποθηκεύει αυτή την γενική ημερήσια Π.Α.Η.Ψ.Σ μόνιμα στην ασφαλή φορολογική μνήμη που διαθέτει για το σκοπό αυτό και την αποστέλλει στον συνδεδεμένο Η/Υ που την αποθηκεύει σε ξεχωριστό αρχείο (c.txt).
• s.txt

Γλωσσάρι

Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ= Ειδική Ασφαλείς Φορολογική Διάταξη Σήμανσης Στοιχείων

Π.Α.Η.Ψ.Σ= Προηγμένη Ασφαλής Ηλεκτρονική Ψηφιακή Σύνοψη

Α.Φ.Μ = Αριθμός φορολογικού μητρώου

SHA-1 = Secure Hash Algorithm - 1

Δ.Η.Φ.Α.Σ.Σ= Δελτίο Ημερήσιας Αναφοράς Σήμανσης Στοιχείου

Φ.Ε.Κ = Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως

Κ.Β.Σ = Κώδικας Βιβλίων και Στοιχείων

Κ.Φ.Α.Σ = Κώδικας Φορολογικής Απεικόνισης Συναλλαγών