Οδηγός επιβίωσης επιχειρήσεων για την ομαλή μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση γίνεται υποχρεωτική για όλους τους ελεύθερους επαγγελματίες και τις  επιχειρήσεις. Από την 1/1/2019 ξεκινάνε 300.000 επιχειρήσεις και την1/1/2020 όλοι θα ενταχθούν στην Ηλεκτρονική Τιμολόγηση.

Οκτώ χρήσιμες συμβουλές από την ομάδα ηλεκτρονικής τιμολόγησης i-spirit πριν απαλλαγείτε από τα χειρόγραφα παραστατικά σας, ώστε να μεταβείτε σωστά στην ηλεκτρονική τιμολόγηση και την νέα ψηφιακή εποχή. 

• Συμβουλή νούμερο ένα. Διευκρίνηση Τι είναι το ηλεκτρονικό τιμολόγιο και οι ηλεκτρονικές αποδείξεις λιανικών συναλλαγών;

​Ηλεκτρονικό τιμολόγιο δεν σημαίνει η αποστολή ενός παραστατικού με email ως PDF ή μιας φωτογραφίας ενός χειρόγραφου τιμολογίου. Η εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης, πρέπει να εγγυάται την γνησιότητα της προέλευσης και την διασφάλιση των δεδομένων του ηλεκτρονικού παραστατικού (απόδειξη ή τιμολόγιο). Αυτό το διασφαλίζουν σε συνεργασία με την εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης επιπρόσθετες έγκυρες τεχνολογίες (hardware και software) που αναγνωρίζει το κράτος όπως είναι ο φορολογικός μηχανισμός με λογισμικό τύπου β και η προηγμένη ψηφιακή υπογραφή. Ταυτόχρονα πρέπει να γίνεται και η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση από την εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ώστε να επιτυγχάνεται η ανάκληση των ηλεκτρονικών τιμολογίων ανά πάσα στιγμή από τις αρχές ή την επιχείρηση. Η εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης i-spirit, σας διασφαλίζει ακόμα περισσότερο, διότι πλέον των δύο προηγούμενων διασφαλίσεων που υποστηρίζει (φορολογικός μηχανισμός και ψηφιακή υπογραφή), διαθέτει ακόμα ένα επίπεδο ασφαλείας για τα παραστατικά σας. Όταν στέλνετε με την εφαρμογή i-spirit το ηλεκτρονικό τιμολόγιο επιλέγοντας τον μοναδικό σύνδεσμο, αυτός (ο σύνδεσμος)  μένει ενεργός για τα επόμενα 30 χρόνια. Όποιος διαθέτει αυτό το κωδικοποιημένο και μοναδικό σύνδεσμο (link), μπορεί να βλέπει πάντα το ίδιο παραστατικό. Σε περίπτωση που κάποιος το παραποιήσει, μπορείτε να το αποδείξετε στέλνοντας εκ νέου τον ίδιο σύνδεσμο. 

• Συμβουλή νούμερο δύο. Ξεκινήστε έγκαιρα, μην περιμένετε την τελευταία στιγμή 

​Η υποχρεωτική ένταξη όλων των επιχειρήσεων θα γίνει εντός του 2018. Το Ελληνικό δημόσιο καταργεί σε πρώτη φάση την λήψη χειρόγραφων τιμολογίων και αποδείξεων και σε δεύτερη φάση όλες οι επιχειρήσεις και οι επαγγελματίες υποχρεωτικά πρέπει να καταργήσουν τα χειρόγραφα και να ενταχθούν στην ηλεκτρονική τιμολόγηση. Μην περιμένετε την τελευταία στιγμή να καταργήσετε τα χειρόγραφα παραστατικά. Με την εφαρμογή i-spirit, μπορείτε να ξεκινήσετε την ηλεκτρονική τιμολόγηση  μόνο με  12,41€/μήνα και να εξοικειωθείτε στην χρήση της, ώστε να είστε έτοιμοι μόλις εφαρμοστεί ο νόμος. 

• Συμβουλή νούμερο τρία. Συμφωνείστε τις πωλήσεις με τις εισπράξεις σας και προσέξτε να έχετε τους σωστούς Α.Φ.Μ των πελατών σας. 

Ο φορολογικός έλεγχος γίνεται με την διασταύρωση των τριών σημείων (σενάρια αυτόματου ελέγχου) και αφορά: τους δύο συναλλασσόμενους (εκδότη - λήπτη), του ενδιάμεσου φορέα (Α.Α.Δ.Ε ή ψηφιακός πάροχος), και των τραπεζών. Το σύνολο των καταθέσεων των πελατών σας και των εισπράξεων από το μηχάνημα αποδοχής καρτών P.O.S, πρέπει να συμφωνούν  με το υποσύνολο των παραστατικών πωλήσεων σας (Χονδρικώς ή λιανικώς), ή με το σύνολο εφόσον δεν λαμβάνετε ποτέ μετρητά. Η εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης i-spirit, διαθέτει αυτόματη σύνδεση με το μηχάνημα αποδοχής καρτών (P.O.S) και σας διασφαλίζει γιατί αποτυπώνει στην απόδειξη τον αριθμό συναλλαγής του P.O.S. Επίσης με την εφαρμογή μπορείτε να συνδέσετε όλες τις μεθόδους είσπραξης (εμβάσματα, κάρτες, μετρητά, επιταγές) με τα παραστατικά πωλήσεων σας, έχοντας την δυνατότητα να τα ανακαλέστε αναλυτικά σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή. Η εφαρμογή i-spirit, διαθέτει επίσης την λειτουργία αυτόματης αναζήτησης Α.Φ.Μ με την ένδειξη ενεργός- διακοπή ή καταργημένος, που σας προστατεύει από την έκδοση τιμολογίου σε λάθος ή καταργημένο Α.Φ.Μ. Κάνοντας σωστή χρήση της εφαρμογής δεν θα βρεθείτε σε δυσάρεστη έκπληξη σε μελλοντικό έλεγχο. 

• Συμβουλή νούμερο τέσσερα. Ορίστε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας για να μην χάσετε ποτέ τα δεδομένα σας. 

Το πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης i-spirit, σας παρέχει την δυνατότητα δημιουργίας αυτομάτων αντιγράφων ασφαλείας. Αυτό γίνεται κάθε φορά που κάνετε μια μεταβολή στα δεδομένα της εφαρμογής. Υποχρεωτικά με την έξοδο από την εφαρμογή, θα δημιουργηθεί το συνολικό αντίγραφο αυτόματα. Ο χρόνος για την δημιουργία των αντιγράφων ασφαλείας  και ο όγκος των δεδομένων σας είναι μικρός και διαχειρίσημος. Σας προτείνουμε να δημιουργήσετε ένα δικό σας αποθηκευτικό χώρο στο Internet (google drive,drop box, οnedrive e.t.c.) που θα συγχρονίζει αυτόματα και με ασφάλεια τα αντίγραφα ασφαλείας σας. Με αυτόν τον τρόπο δεν θα σας απασχολήσει ποτέ η φυσική καταστροφή (φωτιά, κλοπή, βανδαλισμός, πλημμύρα) ή κάποια βλάβη στον  υπολογιστή σας και μέσα σε 2 λεπτά, θα έχετε πρόσβαση πάλι στα φορολογικά και επιχειρησιακά σας δεδομένα. Η ομάδα υποστήριξης του i-spirit, μπορεί να σας κατευθύνει δωρεάν για την σωστή παραμετροποίηση.  

• ​Συμβουλή νούμερο Πέντε . Αποτυπώστε τις απαιτήσεις των πελατών σας, πριν εκδώσετε το πρώτο  σας ηλεκτρονικό τιμολόγιο.

Σημειώστε σε δύο στήλες τους Α.Φ.Μ των πελατών σας και το ανοιχτό τους υπόλοιπο (ανά Α.Φ.Μ),  πριν ξεκινήσετε την εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης, Όταν εγκαταστήσετε την εφαρμογή, μπορείτε να αντλήσετε τα σωστά φορολογικά τους στοιχεία, μέσω της εφαρμογής ηλεκτρονικής τιμολόγησης i-spirit, από την βάση επιχειρήσεων της Α.Α.Δ.Ε.  Στην συνέχεια σημειώστε στην καρτέλα του πελάτη σας, το ποσό «από μεταφορά».  Μόλις εκδώστε το πρώτο σας ηλεκτρονικό τιμολόγιο το ποσό του υπολοίπου, θα διαμορφώνεται αυτόματα. Με το ηλεκτρονικό τιμολόγιο, το ποσό της απαίτησης θα αυξάνεται και με την απόδειξη είσπραξης θα μειώνεται. Μπορείτε να καταχωρήσετε και την μέθοδο είσπραξης κατά την έκδοση του τιμολογίου ή της απόδειξης λιανικών συναλλαγών, εφόσον γίνεται την ίδια χρονική στιγμή. Προσέξτε να αποτυπώσετε σωστά την μέθοδο είσπραξης. Οι σύνηθες μέθοδοι είναι τα  μετρητά, η πιστωτική κάρτα, η επιταγή και το έμβασμα. Εάν δεν αναφερθεί η μέθοδος είσπραξης στο τιμολόγιο ή την απόδειξη, τότε  θα εκδοθεί «επί πιστώσει». 

•  Συμβουλή νούμερο έξι. Κάθε λάθος μπορεί να διορθωθεί. 

​Δεν υπάρχει λόγος να φοβηθείτε τίποτα. Όλες οι κινήσεις(αποτυπώσεις)  που γίνονται από το πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης, μπορούν να διορθωθούν. Η διαγραφή δεν ενδείκνυται, αλλά η ακύρωση ή η πίστωση είναι η κατάλληλή μέθοδος αντιλογισμού της πράξης που προηγήθηκε. Μην ξεχνάτε ότι με την ηλεκτρονική τιμολόγηση, έχετε ενημερώσει τον πελάτη σας ηλεκτρονικά για την έκδοση του παραστατικού και οφείλετε να τον ενημερώστε για την διόρθωση του αρχικού παραστατικού. Η εφαρμογή i-spirit, υποστηρίζει τις διορθώσεις και έχει τις δικλίδες ασφαλείας ώστε να μην βρεθείτε ποτέ εκτεθειμένοι σε μελλοντικό φορολογικό έλεγχο. Το ιστορικό της ακύρωσης αποτυπώνεται στο αρχικό παραστατικό που έχετε εκδώσει, αποδεικνύοντας την διόρθωση του, με τον αριθμό και την ημερομηνία του διορθωτικού παραστατικού που εκδώσατε.

• Συμβουλή νούμερο επτά. Δώστε περισσότερη σημασία στο ταμείο και τις εισπράξεις σας.

Η μέθοδος είσπραξης είναι πλέον ένα από τα επίσημα  στοιχεία που επιβεβαιώνουν την φορολογική αποτύπωση της συναλλαγής σας (πώληση).  Ο δικός σας έλεγχος πρέπει να προηγείται του πιθανού φορολογικού ελέγχου, ώστε να αποφύγετέ τις δυσάρεστες εκπλήξεις. Θα πρέπει να είσαστε πάντα σε θέση να δικαιολογήσετε μια κατάθεση ή μια είσπραξη με πιστωτική κάρτα καθώς και μια ανάληψη επιταγής, ή τα μετρητά που διαχειριστήκατε. Η εφαρμογή i-spirit, σας βοηθάει και δεν ξεχνά ποτέ να δικαιολογήσει αυτές τις πράξεις, από τις  ειδικές χρηματοοικονομικές εκτυπώσεις που σας παρέχει, για όποιο εύρος ημερομηνιών θέλετε. Με την εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης i-spirit,  μπορείτε να δώστε άμεσα και σωστά οικονομικές αναφορές όποτε σας ζητηθούν. Tip: Μην ξεχνάτε ποτέ ότι ο default «πελάτης λιανικής», πρέπει να δείχνει πάντα μηδενικό υπόλοιπο.

• Συμβουλή νούμερο Οκτώ Ακούστε τον λογιστή σας.

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση i-spirit δεν καταργεί τον λογιστή. Τον βοηθάει όμως να κατανοήσει τις αποδείξεις και τα τιμολόγια που έχετε εκδώσει. Τα χειρόγραφα παραστατικά, δεν έχουν ξεκάθαρα γράμματα και αριθμούς, χάνονται και υπάρχει μεγάλο ποσοστό λάθους στην επανακαταχώρησή τους. Στα χειρόγραφα παραστατικά κοστίζει η ταχυδρόμηση, η μεταφορά και η αρχειοθέτησή και δεν παρέχουν άμεση ενημέρωση στην επιχείρησή ή στο γραφείο σας. Η εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης i-spirirt, διαθέτει ειδικό κουμπί «αποστολή στον λογιστή». Με αυτήν την λειτουργία ο λογιστης σας μπορεί να σας συμβουλεύσει σωστά και άμεσα, για την πορεία των υποχρεώσεών σας προς το δημόσιο.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση i-spirit

Δωρεάν δοκιμή