Ηλεκτρονική τιμολόγηση, αναλυτικά ο νόμος οι λειτουργίες και τα οφέλη της

     Ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι ο όρος που ακούμε την τελευταία πενταετία και αφορά στις εμπορικές και οικονομικές συναλλαγές της επιχείρησης. Η αναφορά που γίνεται στο όνομά της, αφορά στην μείωση του κόστους εκτύπωσης, την εξάλειψη της γραφειοκρατίας και την ευκολότερη διαχείριση των οικονομικών της επιχείρησης. Οι νομικές και φορολογικές διατάξεις που διέπουν την ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι πλέον ξεκάθαρες και εναρμονισμένες στις χώρες τις Ευρωπαϊκής ένωσης, καθώς και σε όλες τις αναπτυγμένες οικονομίες. Η επιχείρηση, μπορεί να εκμεταλλευτεί την ηλεκτρονική τιμολόγηση για να μειώσει το λειτουργικό της κόστος.

1. Απαιτήσεις για την δημιουργία ηλεκτρονικού τιμολογίου

•     Προϋπόθεση για την δημιουργία των ηλεκτρονικών τιμολογίων είναι η χρήση ενός ηλεκτρονικού υπολογιστή και μιας σύγχρονης εφαρμογής έκδοσης τιμολογίων.

2. Η λειτουργικότητα που πρέπει να προσφέρει μια εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης:

•   Την αυτόματη  δημιουργία ψηφιακών παραστατικών (αποδείξεων,  τιμολογίων, πιστωτικών και ακυρωτικών)

•   Την άμεση αποστολή των παραστατικών με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσα από την εφαρμογή, στον παραλήπτη (Πελάτης) και στους ενδιαφερόμενους (μεταφορική,  λογιστή, τράπεζα, φρορολογικές αρχές)  

•  Την ψηφιακή αποθήκευσή των ηλεκτρονικών παραστατικών ώστε να καθίσταται δυνατή η ανάκλησή τους όποτε χρειαστεί

•  Την δυνατότητα απόδειξης της εγκυρότητας του αποστολέα και του περιεχομένου του ηλεκτρονικού τιμολογίου ανά πάσα στιγμή.

3.Τα οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης

•   Μηδενικό κόστος για την δημιουργία του ηλεκτρονικού τιμολογίου, σε σχέση με τα παραστατικά που εκυτπώνονται 
•   Άμεση και ανέξοδη αποστολή των ηλεκτρονικών τιμολογίων στον παραλήπτη και στον λογιστή

•   Δημιουργία ηλεκτρονικού αρχείου για αναζήτηση των παραστατικών, χωρίς κόστος για φακέλους και τον κίνδυνο απώλειας του αρχείου από φυσικές καταστροφές (Φωτιά, κλοπή, βανδαλισμός, πλημμύρα).
•  Δυνατότητα υπογραφής των ηλεκτρονικών τιμολογίων από τον αρμόδιο χωρίς να απαιτεί την φυσική του παρουσία (προηγμένη ψηφιακή υπογραφή)

4.Το νομικό πλαίσιο της ηλεκτρονικής τιμολόγησης για την διασφάλιση της αυθεντικότητας της προέλευσης και της ακεραιότητας του περιεχομένου:

•    Με την χρήση προηγμένης ψηφιακής υπογραφής που έχει δημιουργηθεί από έναν μηχανισμό δημιουργίας ασφαλών ηλεκτρονικών υπογραφών και στηρίζεται σε πιστοποιητικό εγκεκριμένου φορέα, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις του π.δ.150/2001 (Α΄125).  
   
•   Με την εκκαθάριση των συναλλαγών πωλήσεων μέσω ενός παρόχου υπηρεσιών πληρωμών που τελεί υπό την εποπτεία της Τράπεζας της Ελλάδος, σύμφωνα με το ν. 3862/2010.  (Χρήση P.O.S)
   
•   Με την χρήση των φορολογικών ηλεκτρονικών μηχανισμών, σύμφωνα με τις παραγράφους 8 και 9 του άρθρου 12.
•   Με την ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (EDI), όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 2 της σύστασης 1994/820/ΕΚ της επιτροπής, της 19ης Οκτωβρίου 1994 (Επίσημη Εφημερίδα Ε.Κ. EL 388/28.12.1994), εφόσον η συμφωνία σχετικά με αυτήν την ανταλλαγή προβλέπει τη χρησιμοποίηση διαδικασιών που εγγυώνται τη γνησιότητα της προέλευσης και την ακεραιότητα των δεδομένων.  

Αποφάσεις από το 2020 και έπειτα που αφορούν στους Παρόχους Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης 

Α1035_2020

A1017_2020

E_2123_2020